25. november 2021
Er det god flyt i prosessene deres? Er det aktiviteter som ofte må gjøres på nytt? Har dere gode standarder slik at resultater og kvalitet er forutsigbare?
Prosesser er sentralt i Lean, og som dr. Deming sa det «hvis du ikke forstår det du gjør som en prosess, da forstår du ikke hva du gjør».
Om prosesser sies det at de alltid finnes i 3 versjoner: sånn som du tror prosessen er, sånn som prosessen faktisk er, og til slutt – sånn som prosessen burde vært – og for de fleste stemmer nok dette ganske bra.
I en travel hverdag er det fristende å finne raske løsninger og ta snarveier for å få tiden til å gå opp. Og ikke overaskende vil behovet for denne «brannslukkingen» være til stede neste dag også. Prosesskartlegging er en av metodene i Lean vi kan bruke for å identifisere problemer, og finne gode tiltak som løser disse på en måte som sikrer at de ikke kommer tilbake. På denne måten er prosesskartlegging også et sterkt verktøy på veien fra «brannslukking» til «forebyggende brannvern».
Ved å kartlegge prosessen skaper vi en felles forståelse for hvordan den faktisk fungerer, og gir oss selv et utgangspunkt for å identifisere problemer, suboptimalisering, tidstyver, kvalitetsproblemer etc. som hindrer flyt og bruker unødvendige ressurser. Med dette som utgangspunkt kan vi gjøre gode tiltak for å forbedre og optimalisere prosessen.
Vi kan kartlegge prosesser på flere nivåer. Verdistrømanalyse er en metode for å kartlegge hele verdistrømmen («den store prosessen») fra kundebehovet oppstår til det er levert. Med VSA kartlegger vi prosess-stegene, materialflyt og informasjonsflyt på et overordnet nivå, for å se hvor i prosessen den kan forbedres. For å se hva og hvordan vi kan forbedre er det nødvendig å kartlegge prosessene på et mer detaljert nivå, sammen med dem som kjenner prosessen best, de som utfører oppgavene. Mange prosesser går over flere funksjoner/og avdelinger, og da er det hensiktsmessig å kartlegge alle aktiviteter og funksjoner og overleveringen mellom disse. Ofte er det i overleveringen mellom de forskjellige funksjonene/avdelingene vi finner sløsing og kvalitetsproblemer.
For å sikre både effekt og læring er det viktig å gjennomføre prosesskartleggingen på en strukturert måte (figur). Husk at det er prosessen slik den er i dag som skal forbedres, slik at det er denne som skal kartlegges (nåsituasjon). Når nåsituasjon er kartlagt kan vi identifisere problemer, finne rotårsakene til disse og prioritere tiltak som løser disse før vi tegner et nytt kart med den nye prosessen. Når dette er gjort lager vi en gjennomførbar plan for implementering.
Noen fallgruver som er lette å gå i, og egentlig lette å unngå:
- Å starte med tiltak før man har kartlagt hele prosessen og skaffet seg oversikt
- Å ikke involvere de som kjenner prosessen best (de som jobber med den)
- Å ikke bruke strukturert problemløsing, finne rotårsaker til problemene og prioritere tiltak
- Å gjøre det for vanskelig
- Å la noen andre kartlegge prosessen for deg og presentere resultatet…
Prosesskartlegging og strukturert problemløsing kan du lære om på våre kurs (Se under). Vi kan også skreddersy tilpassede workshops og fasilitere prosesskartleggingen. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat.