Verdistrømanalyse – hvordan finne sløsing og skape mer kundeverdi

7. januar 2020

Lean handler om å involvere medarbeiderne i å utvikle kvalitet og resultater gjennom fokus på kundeverdi, flyt og kontinuerlig forbedring. Sentralt i dette er bl.a å identifisere og fjerne ikke verdiskapende aktiviteter, noe som i Lean er omtales som sløsing. Grovt karakteriseres 8 former for sløsing slik:

  • Overproduksjon
  • Unødvendig lager/kø
  • Omarbeiding (feil og avvik, reklamasjoner)
  • Ubenyttet kompetanse
  • Unødvendig transport
  • Overprosessering
  • Unødvendig bevegelse (forflytning, leting etter verktøy, materialer etc.)
  • Venting (dødtid uten verdiskapende aktivitet)

Men hvordan finner vi sløsingen, og hvordan går vi fram for å fjerne den og med det skape større verdi for kunden? De fleste virksomheter vil vel svare ja på et spørsmål om de vet hva som skjer fra de mottar en bestilling eller et kundebehov oppstår til det blir levert, men det er nok mange ledere som ikke har oversikt over vare og informasjonsflyten når den f. eks går over flere avdelinger. Det er ikke uvanlig at det er kun 10 % verdiskapende tid i verdistrømmen. Resten av tiden står varen eller tjenesten på vent  (Martin/Osterling, 2014). En sterk metode for å skaffe seg denne oversikten og gjennomføre forbedringer er Verdistrømanalyse (VSA).

Hvorfor verdistrømanalyse?

  • VSA gir oversikt over flyten i verdistrømmen og hjelper deg å se sløsing, også mellom prosesser og prosess-steg
  • VSA viser sammenhengene mellom informasjons- og materiellflyten
  • Gir et felles utgangspunkt for å diskutere og finne forbedringsmuligheter
  • Legger grunnlaget for design av en forbedret verdistrøm

VSA er ledelsens verktøy

Først og fremst gir et verdistrømskart et effektivt grunnlag for forbedringer på et strategisk nivå – hva skal vi gjøre. Med andre ord er VSA ledelsens verktøy. En av fallgruvene det er lett å gå i er å gå for langt ned i prosessene. Da blander vi fort VSA sammen med prosesskartlegging hvor fokuset er på det taktiske – hvordan forbedringene gjennomføres.

Verdistrømanalyse støtter de 5 grunnleggende prinsippene i Lean

Når vi bruker VSA jobber vi samtidig med de fem grunnleggende prinsippene i Lean (Womack, Jones 1996), og knytter samtidig alle prosesser til verdi for kunde:

  1. Kundeverdi: Vi nå forstå hvem som er kunde(r)og hva som skaper kundeverdi
  2. Verdistrøm: Vi må forstå og kunne visualisere prosessene og stegene som gir kundeverdi, for å kunne fjerne sløsing, skape flyt og foreslå forbedringer
  3. Flyt: Vi skaper flyt ved at produkter og tjenester beveger seg med et minimum av forstyrrelser i verdstrømmen
  4. Pullbasert: Prosesser som starter skal være basert på kundebehov
  5. Perfeksjon: Vi jakter kontinuerlig på smarte forbedringer

 

Det er ikke minst verdt å merke seg at vi kontinuerlig jakter forbedringer, VSA skal være en gjentagende prosess, for eksempel en gang i året.

Faser i verdistrømanalyse

Mange velger å gå rett på analyse og kartlegging før virksomheten er skikkelig forberedt, og man har satt gode avgrensninger for aktiviteten. Å sette sammen det riktige teamet (og fasilitator) er også viktige momenter. God planlegging bidrar til å løfte VSA fra å være et «verktøy» til å bli en ledelsesmetode som legger grunnlaget for langsiktige endringer og forbedringer.

Hvor lang tid man bruker på selve analysen/kartleggingen avhenger av hvor kompleks den valgte verdistrømmen er. Det anbefales å jobbe sammenhengene i en workshop (f.eks. 2-3 dager). Opphold i denne fasen vil redusere momentet, og jo lenger oppholdet er desto mer krevende blir det å finne tilbake til der man var, huske sammenhenger og holde fokus. Å tegne et verdistrømskart er lagarbeid, ta høyde for at det finnes ulike meninger om hvordan virkeligheten er – vi bruker tid på å forstå og skape konsensus om nåtidskartet. Husk å gå til kilden (Gemba) og bruk fakta. Når vi tegner kartet for en ny og forbedret verdistrøm ser vi spesielt etter forbedret flyt innenfor de forskjellige prosesstegene og forbedret flyt mellom prosesstegene.

Som eksempelet over viser gir VSA oversikt over prosesser, eventuelle mellomlager (work in progress), prosess- og ledetid. Andre parametere kan være kvalitet og nøyaktighet i hver prosess (RFG – Riktig Første Gang) og eventuell batching.

Det gir mange fordeler å gjennomføre workshopen med brunpapir, tusj og post-it i forskjellige farger, så kan man overføre til dataversjon for dokumentasjon. For enkle verdistrømmer kan et bilde av brunpapiret fra workshopen være god dokumentasjon.

VSA-workshopen avsluttes med å lage en gjennomførbar plan for implementering av forbedrede verdistrømmen. Planen bør inneholde tiltak, målbare mål, ansvarlige og en tidsplan for hvert tiltak. Ikke minst bør jevnlige framdriftsmøter avtales og settes på planen.

Å gjennomføre en VSA er en lærerik prosess som hjelper deltakerne å se virksomheten i «det store bildet», og lære om hva andre i virksomheten gjør gjennom åpen dialog. Dette kan redusere konflikter mellom avdelinger og bidra til økt flyteffektivitet.

Å gjennomføre endringer

Når vi skal implementere endringene i planen må vi huske på at medarbeiderne har et behov for å vite og forstå hvorfor disse endringene er nødvendige, hva vi skal å oppnå og hvordan det vil påvirke dem. Unngå fristelsen til å bare distribuere det nye verdistrømskartet digitalt… Involver medarbeiderne, forklar og svar på spørsmål. Dette er ikke bare for å redusere motstand mot endringer, det er også en fin mulighet for læring.

Inspirasjon og kilde: Valuestream Mapping, Martin/Osterling.

Lean gir både trivsel og kvalitet, les mer på  idebanken.no 

 

 

 

Kontakt