Lean handler om å lage og levere produkter og tjenester med mest mulig nytteverdi og minst mulig tap av ressurser gjennom å fokusere på flyt, oversiktlige prosesser og fjerning av sløsing. .Veien til målet går gjennom å utvikle gode vaner og arenaer i organisasjonen over tid..
25. august 2023
Vi møter mange på vår vei som på ulikt vis jobber med forbedringsarbeid. Men tross for stor innsats og gode intensjoner opplever de ofte å ikke komme i mål.
5 tips for å lykkes med forbedringsarbeidet
1. Anerkjenn problemer, og gjør det trygt å snakke om dem
Problemer er i denne sammenhengen muligheter for å stabilisere en prosess, rette avvik og gjøre forbedringer. Psykologisk trygghet på arbeidsplassen betyr at det er trygt å påpeke problemer og muligheter for forbedringer, – uten å være redd for at dette medfører sanksjoner eller ubehagelige opplevelser. Hvis denne tryggheten ikke er til stede, vil medarbeidere velge å ikke si fra om problemer som oppstår, eller ideer man har om hvordan oppgaver kan gjøres bedre og mer effektivt.
Dette handler i stor grad om atferd og kommunikasjon. I boka «Lean Ledelse for lærende organisasjoner» viser Bjarne Berg Wig til en undersøkelse av lærende organisasjoner ved Harvard Business School: «Det viste seg at atferden til mellomledere – hvordan de reagerte på problemer og hvordan de oppmuntret til å diskutere dem og åpnet for spørsmål og viste ydmykhet og nysgjerrighet, var det utslagsgivende. Jeg har sett det samme mønsteret i mange forskjellige organisasjoner» (HBR april 2011, Bjarne Berg Wigs oversettelse).
Å sette atferd og kommunikasjon, verdier og spilleregler samt praktiske lederferdigheter som involvering og delegering på dagsorden, er grunnleggende elementer for å etablere en forbedringskultur.
2. Lytt til, og involver medarbeiderne
Studien «the iceberg of ignorance» viser at de fleste problemer i en virksomhet er kjent for operatørene. Derimot er bare 9% av problemene kjent for mellomledere, mens andelen for toppledelsen er 4%. Tallene kan sikkert diskuteres, og vil nok variere med typen virksomhet, men at de som er nærmest problemene er de som kjenner dem best stemmer nok for de fleste. Det betyr at hvis vi driver forbedringsarbeid uten å involvere de som kjenner problemene best blir det vanskelig å lykkes.
For å bidra med forbedringer må medarbeidere være kjent med virksomhetens mål. Det er viktig at overordnede og strategiske mål blir brutt ned til operative mål og måltall som betyr noe for den enkeltes oppgaver og ansvar.
Vi må etablere både en kultur og en struktur for forbedringsarbeidet.
3. Unngå «handlekraftfella»
Handlekraft er en god egenskap, men når ønsket om å finne løsninger og komme videre går på bekostning av å forstå problemene og løse de egentlige årsakene havner vi i handlekraftfella. Da er sannsynligheten stor for at problemene vil dukke opp igjen, kanskje på en annen måte. Det eneste vi da har oppnådd, er at vi bruker tid og ressurser på å løse de samme problemene flere ganger.
For å ikke havne i handlekraftfella er det viktig at vi har gode verktøy og metoder for å jobbe med problemløsing og forbedringer.
4. Etabler en strukturert måte for å jobbe med problemer og forbedringer
Mange har etablert systemer for avviksrapportering, gjerne som en del av internkontrollen. På den måten får de synliggjort en del av problemene i den daglige driften. Samtidig ser vi at mange mangler verktøy, metoder og struktur for å jobbe videre med problemløsing. Å rapportere feil og problemer uten at det blir fulgt opp, eller bare få påpekt at her er det avvik uten å få forklart hva avviket består i er lite motiverende. Dette fører fort til frustrasjon og irritasjon.
Det finnes mange gode verktøy og metoder for å involvere medarbeidere, finne årsaker og gjennomføre forbedringer. PDCA, eller plan-do-check-act er en vitenskapelig metode hvor vi både kan finne rotårsaken til et problem, definere målsetninger, lage en handlingsplan og evaluere resultatene.
Nøkkelen er å etablere et fast mønster (I Lean ofte kalt KATA), for problemløsing og forbedringer og holde på dette til det blir en vane.
5. Det handler om kultur
Det er lett å fokusere på verktøy og metoder i forbedringsarbeidet, og verktøy og metoder må vi ha. Imidlertid handler Lean og forbedringsarbeid først og fremst om hvordan vi jobber best mulig sammen for å nå våre felles mål på best mulig måte, med minimalt tap av ressurser på veien.
Med andre ord, vi ser verdier, spilleregler, lederskap, strategi og verktøy og metoder i sammenheng for hele tiden å lære, og bli bedre. Det er det vi kaller verdiskaping med mennesket i sentrum.
