A3 og PDCA – to sider av samme sak
Thor Eirik Lobben
A3 og PDCA – to sider av samme sak
Når vi står overfor et problem, et avvik eller en endring vi må forstå bedre, trenger vi en struktur for å undersøke hva som faktisk skjer før vi bestemmer oss for tiltak. De fleste har hørt om PDCA, og mange har jobbet med A3. Men ikke alle vet at A3 og PDCA egentlig er det samme – bare at A3 gjør prosessen visuell og strukturert på en side.
Hva er PDCA?
PDCA (Plan–Do–Check–Act) er grunnmuren i strukturert problemløsning, og et av de mest brukte verktøyene innen Lean og kontinuerlig forbedring. Prinsippet er:
- Forstå problemet og planlegg hva du skal gjøre
- Gjennomfør planen
- Sjekk om det virket
- Handle eller juster kursen
–
Deretter gjentas prosessen. Ikke nødvendigvis fordi noe ble feil, men fordi reell forbedring skjer når vi lærer gjennom flere iterasjoner.
Hva er A3?
A3-metodikken, utviklet av Toyota, er en praktisk og visuell måte å jobbe strukturert med problemløsning på. Navnet kommer rett og slett fra papirformatet (297 x 420 mm) som brukes til å samle hele prosessen i ett dokument. Begrenset plass tvinger oss til å være tydelige, presise og selektive.
En A3 er ikke et skjema du fyller ut. Den er et levende dokument og et lagspill mellom probleminnehaver, nøkkelpersoner og veileder. Innsikten fra de som kjenner arbeidet og prosessen best er avgjørende for resultatene.
Hvordan henger A3 og PDCA sammen?
Det finnes mange ulike A3-maler, men strukturen bak er alltid den samme: PDCA.
A3-en følger sju trinn som speiler de fire fasene i PDCA-syklusen.
Med andre ord: A3 forteller en historie, og gjør problemløsingen visuell på en måte vi kan lære av.
Hvorfor er PDCA og A3 så viktige i praksis?
Mange organisasjoner er raske til å sette i gang tiltak, men langt dårligere på å forstå rotårsaker eller lære av prosessen i etterkant. Med PDCA og A3 gjør vi noe med dette.
Når du jobber med en A3, tvinges du til å:
- skille symptomer fra rotårsaker
- definere et tydelig og målbart mål før du velger løsning
- teste tiltakene som hypoteser – ikke fasitsvar
- evaluere resultatene og standardisere det som fungerer
Hvis et problem stadig dukker opp igjen, er årsaken ofte den samme:
Man hoppet for raskt fra Plan til Do. Det er helt vanlig – og nettopp derfor A3 er så verdifull.
Når bør du bruke A3?
A3 egner seg best når:
- problemet er gjentakende eller komplekst
- flere avdelinger eller roller er involvert
- organisasjonen trenger dokumentasjon og læring som kan deles
Det er ikke verktøyet for alt. Men når et problem fortjener en grundig og strukturert analyse, er A3 vanskelig å slå.
NB. Ta gjerne kontakt hvis du ønsker A3-mal tilsendt.
Kilder og inspirasjon:
Toyota Kata – Mike Rother
Managing to Learn – John Shook