Hvordan går vi fra «brannslukking» til «forebyggende brannvern»?

25. april 2019

Jeg har lånt spørsmålet fra en leder i en større virksomhet her i Trondheim. Jeg synes spørsmålet beskriver godt noe mange kjenner på og ønsker å ta tak i, men ikke finner tid til i en travel hverdag.

Den amerikanske statistikeren Dr. William Edwards Deming skal ha sagt «Funny how we don’t have time to improve, but we have plenty of time to perform work inefficiency and to resolve the same problems over and over…». Dr. Deming var nok inne på noe der, og å løse det samme problemet gang på gang er nok sterkt medvirkende til mye «brannslukking» i arbeidshverdagen.

Dr. Deming er mest kjent for sin rolle i gjenoppbyggingen av industrien i Japan etter 2. verdenskrig, og for sitt bidrag til driftsstrategien som i dag er kjent som Lean. Lean er uløselig knyttet til Toyotas reise fra et lite selskap til verdens største bilprodusent, men benyttes i dag i alle typer virksomheter og viser seg å gi gode resultater i produksjon, bygg og anlegg, tjenesteproduksjon og offentlig forvaltning.

Når vi møter et problem i en travel hverdag er den vanlige metoden å finne en løsning og komme seg videre. Er det skikkelig travelt tar vi kanskje en snarvei også. Det vi ofte ender opp med å gjøre er å «løse» symptomet på problemet, slik at det egentlige problemet fortsatt finnes. Da vil problemet dukke opp igjen, før eller siden. På denne måten vil vi løse det samme problemet flere ganger slik Deming beskriver, og behovet for «brannslukking» oppstår. (Figuren kalles Deming-hjulet, eller PDCA -hjulet (Plan, Do, Check, Act) og er sentral i all problemløsing i Lean.)

Men hvordan går man fra «brannslukking» til forebyggende «brannvern»?

Lean byr på flere gode verktøy for å forstå og løse problemer. Å forstå verdistrømmen (produktet eller tjenestens vei gjennom verdikjeden) er sentralt for å redusere sløsing, variasjon og overbelastning. Dette gjør vi for å utnytte ressurser bedre, få bedre flyt og frigjøre tid og ressurser til andre oppgaver. Vi vil jobbe smartere, ikke hardere. Dette vil redusere behovet for «brannslukking».

For å unngå at problemer blir gjentakende er det viktig å finne rotårsaken og løse denne. Hvis du oppdager mus på loftet vil en musefelle løse «problemet», men det vil ganske sikkert komme flere mus. Spørsmålet (og problemet) er hvorfor er det mus på loftet? Hvis du finner og løser årsaken til at det er mus på loftet vil du ikke måtte bruke ressurser på å løse problemet flere ganger. Lean har flere sterke verktøy for strukturert problemløsing, for å forstå problemet og finne rotårsakene, slik at vi kan sette inn tiltak som løser rotårsaken og på den måten unngå at problemet dukker opp på nytt. Nå begynner det å ligne på «forebyggende brannvern»…

Lean som driftstrategi passer godt med Teamkonsult’s fokus kommunikasjon, samarbeid og resultater. I en Lean-prosess er involvering av teamet en kritisk suksessfaktor. Ingen Lean uten Team!

Thor Eirik, 902 20 725

Artikkelen er tidligere publisert på LinkedIn

Kontakt